Private Geräte und externe Dienstleister: So schützen Sie die Daten des Unternehmens
Eine Mitarbeiterin liest ihre geschäftlichen E-Mails auf dem privaten Handy, ein Mitarbeiter arbeitet freitags am Familiencomputer, ein Treuhänder oder externer Entwickler braucht Zugriff auf bestimmte Dateien … Das ist praktisch, aber diese Geräte werden vom Unternehmen weder verwaltet noch kontrolliert. Wie behält man die Kontrolle über die Daten?
Das Risiko
- Ein gemeinsam genutzter Familiencomputer ohne aktuellen Virenschutz oder mit raubkopierter Software.
- Anhänge, die auf einem Gerät gespeichert sind, das verkauft wird oder verloren geht.
- Ein Dienstleister, der seinen Zugang noch Monate nach Auftragsende hat.
- Und bei einem Datenleck die Verantwortung des Unternehmens nach dem Datenschutzgesetz (revDSG).
Private Handys: die Apps schützen, nicht das ganze Handy
Mit Microsoft Intune muss man das private Handy nicht «übernehmen». Geschützt werden nur die geschäftlichen Apps (Outlook, Teams, OneDrive): Code obligatorisch, kein Kopieren in private Apps und Löschen nur der Unternehmensdaten, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Private Fotos und Apps bleiben unberührt.
Private Computer: Zugriff nur im Browser, unter Bedingungen
- Zugriff auf Microsoft 365 nur im Browser erlauben, ohne Herunterladen von Dateien (mit dem bedingten Zugriff von Microsoft Entra ID P1).
- Oder einen Cloud-PC (Windows 365) bereitstellen: Die Person meldet sich an einem geschäftlichen Windows an, und die Daten verlassen die Cloud nie.
- In jedem Fall: Zwei-Faktor-Authentifizierung obligatorisch.
Externe Dienstleister: Gastzugänge, eingeschränkt und befristet
- Ein Gastkonto (Microsoft Entra) statt eines geteilten Mitarbeiterkontos oder eines per E-Mail verschickten Passworts.
- Zugriff auf eine einzige SharePoint-Website oder ein einziges Teams-Team, nicht auf alles.
- Ein Ablaufdatum für Zugänge und Freigabelinks.
- Für die Fernwartung: ein Werkzeug, das die Zustimmung der Person verlangt und die Verbindungen protokolliert.
- Eine Überprüfung der externen Zugänge am Ende jedes Auftrags.
Eine einfache Regel, schriftlich festgehalten
Eine Seite genügt: welche Geräte worauf zugreifen dürfen, was verboten ist (USB-Sticks, geteilte Konten) und was bei Verlust oder Austritt geschieht. Von allen unterschrieben, schützt sie das Unternehmen und schafft Klarheit. Siehe auch IT-Governance und Dokumentation (Seite auf Französisch).
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