Computadores pessoais e prestadores externos: como proteger os dados da empresa
Um colaborador lê o e-mail profissional no telemóvel privado, uma secretária trabalha à sexta-feira no computador da família, um contabilista ou um programador externo precisa de aceder a certos ficheiros… É prático, mas estes aparelhos não são geridos nem controlados pela empresa. Como manter o controlo dos dados?
O risco
- Um computador de família partilhado, sem antivírus atualizado ou com software pirata.
- Anexos guardados num aparelho que será vendido ou perdido.
- Um prestador que mantém o acesso meses depois do fim do mandato.
- E, em caso de fuga, a responsabilidade da empresa segundo a lei suíça de proteção de dados (nLPD).
Telemóveis privados: proteger as aplicações, não o telemóvel inteiro
Com o Microsoft Intune, não é preciso “tomar conta” do telemóvel pessoal. Protegem-se apenas as aplicações profissionais (Outlook, Teams, OneDrive): código obrigatório, copiar-colar para aplicações privadas proibido e eliminação apenas dos dados da empresa quando o colaborador sai. As fotos e aplicações privadas nunca são tocadas.
Computadores privados: acesso pelo navegador, com condições
- Autorizar o acesso ao Microsoft 365 apenas no navegador, sem descarregar ficheiros (com o acesso condicional do Microsoft Entra ID P1).
- Ou fornecer um PC na cloud (Windows 365): o colaborador liga-se a um Windows profissional e os dados nunca saem da cloud.
- Em todos os casos: autenticação de dois fatores obrigatória.
Prestadores externos: acessos de convidado, limitados e com prazo
- Uma conta de convidado (Microsoft Entra) em vez de uma conta de colaborador partilhada ou de uma palavra-passe enviada por e-mail.
- Acesso a um único site SharePoint ou a uma única equipa Teams, não a tudo.
- Uma data de validade nos acessos e nos links de partilha.
- Para a manutenção remota: uma ferramenta que pede o acordo do utilizador e regista as ligações.
- Uma revisão dos acessos externos no fim de cada mandato.
Uma regra simples, por escrito
Basta uma página: que aparelhos podem aceder a quê, o que é proibido (pens USB, contas partilhadas) e o que acontece em caso de perda ou saída. Assinada por todos, protege a empresa e torna tudo claro. Ver também governação e documentação (página em francês).
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