Computer personali e fornitori esterni: come proteggere i dati dell’azienda
Un collaboratore legge la posta di lavoro sul telefono privato, una segretaria lavora il venerdì dal computer di famiglia, un fiduciario o uno sviluppatore esterno ha bisogno di accedere a certi file… È comodo, ma questi dispositivi non sono né gestiti né controllati dall’azienda. Come mantenere il controllo dei dati?
Il rischio
- Un computer di famiglia condiviso, senza antivirus aggiornato o con software pirata.
- Allegati salvati su un dispositivo che verrà venduto o perso.
- Un fornitore che mantiene l’accesso mesi dopo la fine del mandato.
- E, in caso di fuga di dati, la responsabilità dell’azienda secondo la legge sulla protezione dei dati (nLPD).
Telefoni privati: proteggere le app, non tutto il telefono
Con Microsoft Intune non serve “prendere il controllo” del telefono personale. Si proteggono solo le app di lavoro (Outlook, Teams, OneDrive): codice obbligatorio, copia-incolla verso le app private vietato e cancellazione dei soli dati aziendali quando il collaboratore se ne va. Foto e app private non vengono mai toccate.
Computer privati: accesso dal browser, a determinate condizioni
- Autorizzare l’accesso a Microsoft 365 solo dal browser, senza scaricare i file (con l’accesso condizionale di Microsoft Entra ID P1).
- Oppure fornire un PC nel cloud (Windows 365): il collaboratore si collega a un Windows aziendale e i dati non lasciano mai il cloud.
- In ogni caso: autenticazione a due fattori obbligatoria.
Fornitori esterni: accessi ospite, limitati e a scadenza
- Un account ospite (Microsoft Entra) invece di un account condiviso o di una password inviata per e-mail.
- L’accesso a un solo sito SharePoint o a un solo team Teams, non a tutto.
- Una data di scadenza per gli accessi e i link di condivisione.
- Per la manutenzione remota: uno strumento che chiede il consenso dell’utente e registra le connessioni.
- Una verifica degli accessi esterni alla fine di ogni mandato.
Una regola semplice, per iscritto
Basta una pagina: quali dispositivi possono accedere a cosa, cosa è vietato (chiavette USB, account condivisi) e cosa succede in caso di perdita o di partenza. Firmata da tutti, protegge l’azienda e chiarisce le cose per tutti. Vedi anche governance e documentazione (pagina in francese).
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