Guide & FAQ

Sur Android (tablette et téléphone), sur Windows et dans le navigateur (app.rscom.ch). Les données sont les mêmes partout et se mettent à jour en temps réel.

Avec l'e-mail et le mot de passe provisoire donnés par votre administrateur. Vous choisissez ensuite votre propre mot de passe, puis vous scannez un QR code avec Google Authenticator (ou équivalent) : ce code à 6 chiffres est demandé à chaque connexion (double authentification obligatoire). Au quotidien, l'empreinte digitale déverrouille l'app sur les appareils compatibles.

Pour la sécurité des données, chaque nouvel appareil doit être approuvé une fois par un administrateur (Administration › Appareils autorisés). Un appareil perdu peut être révoqué à distance. Sur le web, effacer les cookies du navigateur compte comme un nouvel appareil : il faudra le faire approuver à nouveau.

Menu de la photo › Mon profil › Langue de l'application : français, anglais ou portugais. Les dates et les sélecteurs suivent la langue. Elle se choisit aussi sur l'écran de connexion, avant de se connecter.

L'application propose elle-même la nouvelle version à l'ouverture (Android, Windows). Sur le web, un bandeau invite à recharger la page. Si l'app reste longtemps ouverte : Mon profil › Rechercher une mise à jour. Les nouveautés sont expliquées dans Mon profil › Nouveautés et feuille de route.

Oui pour l'essentiel : le rapport en cours est sauvegardé en continu sur l'appareil (rien n'est perdu, même si l'app se ferme). Les messages et les sorties de stock partent automatiquement au retour du réseau.

Un bouton suffit : En conduite (trajet chronométré et facturé), Sur site (main-d'œuvre chez le client), À distance (télémaintenance, sans GPS, signature facultative), En pause (chronos arrêtés) et Terminé. Le statut alimente les chronos, le suivi GPS, les présences et le chat. Sur le web (ordinateur du bureau), « En conduite » et « Sur site » sont grisés : on y travaille à distance.

Les chronos tournent selon le statut, puis la règle de Tarifs & facturation s'applique : par ex. au quart d'heure avec une tolérance, et les très petits temps offerts (l'app demande alors : gratuit, facturer 15 min ou à décider). Chaque rapport est Facturable, Non facturable ou À décider ; le PDF montre le temps réel et le temps facturé. En cas d'oubli, « Ajouter du temps à la main ».

Un responsable, dans Administration › Facturation à décider : Facturer ou Non facturable. Le rapport n'est envoyé à Odoo qu'après cette décision. Pratique quand un problème n'est pas encore résolu.

Ajoutez un co-intervenant : la main-d'œuvre est comptée pour chacun et chaque technicien reçoit sa feuille de temps dans Odoo.

« Déplacement partagé » répartit le temps de trajet entre les clients visités sur la même tournée.

L'app vous le rappelle à 8 h puis à 9 h de journée (même app fermée). Au-delà de 9 h, le responsable reçoit un e-mail et voit « ⚠️ » dans la flotte : il peut terminer votre journée lui-même. Le lendemain, une journée restée ouverte est clôturée à l'heure de votre dernière activité.

« Nouveau client » : les adresses officielles suisses sont proposées pendant la frappe, et le nom d'une entreprise peut être repris du registre du commerce (Zefix) ou de l'annuaire search.ch, avec l'adresse et le n° IDE.

Bouton « Nouvel appel » : qui a appelé, numéro, e-mail, sujet, urgence. Le client est reconnu automatiquement par son numéro ou son e-mail. Choisissez le technicien : un dossier est créé et le technicien est prévenu immédiatement.

Laissez « non attribué » : le dossier apparaît dans Non attribués, avec un compteur rouge, jusqu'à ce qu'un administrateur l'attribue.

Au passage « En conduite », l'app peut envoyer un avis d'arrivée par SMS ou e-mail, avec un lien « Suivre votre technicien » valable pendant le trajet. Itinéraire, appel et SMS sont aussi à un clic sur la fiche.

Depuis la fiche client ou un devis : « SMS au nom de l'entreprise », avec le nom d'expéditeur choisi. Le bouton « WhatsApp » ouvre WhatsApp avec le message déjà écrit (gratuit, envoyé depuis votre téléphone). Numéros étrangers : choisissez l'indicatif.

Oui, pour maîtriser les coûts : seuls les pays cochés par l'administrateur sont autorisés, 40 SMS par jour et par personne, et les envois automatiques (avis d'arrivée, rapport envoyé) sont désactivés tant qu'on ne les active pas. L'historique (expéditeur, pays, appareil) s'exporte en CSV ou par e-mail.

Sur sa fiche, bouton Archiver (icône boîte), avec un avertissement. Le client n'est plus proposé dans les recherches (écran principal, devis, dossiers, appels), mais sa fiche, ses rapports, ses dossiers et son parc sont gardés. Ils restent visibles dans Clients › Archivés, et on peut le désarchiver à tout moment. Permission « Archiver des clients ».

Clients › Doublons liste les fiches probablement en double (même nom, téléphone, n° client ou adresse). On choisit la fiche à garder, puis Fusionner : rapports, dossiers, parc et devis passent sur cette fiche, et ses champs vides sont complétés. « Ce ne sont pas des doublons » retire un groupe de la liste.

Notez quelques mots (ou dictez-les) dans le journal de travail, puis touchez « Rédiger avec l'IA » : l'IA en fait un texte clair pour le client, que vous validez ou corrigez.

Trois façons : saisir la ligne (désignation, marque, modèle, n° de série, licence, fournisseur, prix HT ou TTC — la TVA est calculée) ; « Depuis le stock » (recherche ou scan) ; ou « Importer depuis un devis ».

« Photo / Vidéo » ou « Parcourir » : PDF, JPG, PNG ou MP4, jusqu'à 20 Mo au total. Ils sont joints au rapport et à son e-mail.

Le technicien et le client signent directement sur l'écran ; chaque signature peut être verrouillée. Pour une intervention à distance, les signatures sont facultatives. Astuce : décochez « Afficher les prix » avant de faire signer si le client ne doit pas voir les montants.

Un PDF aux couleurs de votre entreprise est créé, envoyé par e-mail (ou imprimé), classé dans l'historique du client et transmis à Odoo (tâche, feuille de temps, PDF joint). Réimprimer ou renvoyer le même rapport ne crée jamais de doublon.

Un message vert « Synchronisé avec Odoo » le confirme. En cas de souci, un message orange « Rapport NON transmis à Odoo » indique la raison : rien n'est perdu, le rapport reste enregistré.

Fiche client › Historique. La recherche fonctionne aussi par n° de série, modèle ou mot du rapport, sur un client ou sur tous.

Une demande client suivie de A à Z : À faire, En cours, Terminé, Facturé, avec les échanges, les temps et les rapports liés.

D'un « Nouvel appel », d'un e-mail au support (l'IA résume la demande, reconnaît le client et lui envoie un accusé de réception numéroté), du formulaire « Ouvrir un ticket » de votre site (réservé à vos clients) ou d'une saisie manuelle.

Dans le même dossier, grâce au numéro [#123] de l'objet. Vous répondez depuis l'app, l'e-mail part de l'adresse du support.

Le tableau des dossiers présente les cartes par statut ou par technicien : glissez une carte pour changer son statut ou l'attribuer.

Dans le dossier, Demander des photos / vidéos au client crée un lien sécurisé, envoyé par SMS, WhatsApp ou e-mail. Le client dépose ses fichiers depuis son téléphone ou son PC, sans compte ni application : photos, vidéos et PDF, jusqu'à 2 Go par fichier. Ils arrivent directement dans le dossier, et l'équipe reçoit un e-mail. Le lien a une durée limitée et peut être désactivé.

Partez d'un modèle, d'une page vierge, ou décrivez-le à l'IA (quelques mots, une dictée ou la photo d'une offre fournisseur) : elle propose les blocs, les articles du catalogue Odoo et la main-d'œuvre, et signale ce qu'il faut vérifier.

Un devis se compose de blocs : variantes au choix (chacune avec son total), prix unique, mensuel ou annuel.

Le devis part en PDF par e-mail (ou lien par SMS) et peut être signé en ligne. Il est créé dans Odoo ; quand il est accepté, son statut se met à jour et ses lignes peuvent être importées dans le rapport.

Oui. Nouveau devis › Préparer avec l'IA : sur tablette ou téléphone, le micro démarre tout seul. Dites par exemple « devis pour (client) : un serveur à 2 400 francs, installation une journée, en option un NAS ». L'IA reconnaît le client, crée les blocs, reprend les prix du catalogue et compte la main-d'œuvre ; elle signale ce qui manque. Sur Windows : Windows + H pour dicter.

À connaître le matériel, les licences et les abonnements de chaque client, avec leurs dates d'échéance (garanties, renouvellements).

Prenez en photo l'étiquette, l'emballage ou la facture : l'IA lit la marque, le modèle, le n° de série, la référence et le code-barres. Le scan de code-barres ou QR est aussi disponible.

Oui : un e-mail récapitulatif part chaque jour aux destinataires choisis, et la vue « Parc & garanties (tous les clients) » liste ce qui expire bientôt.

Indiquez la date d'achat et la durée (« 3 ans », « 36 mois ») : l'échéance se calcule toute seule. Un Care Pack se saisit avec son numéro ; la date reste modifiable à la main.

Dans le parc, le bouclier « Vérifier les garanties » : par lots de 20 sur le site officiel HP ou HPE (numéros copiés, résultats recollés, dates remplies d'un coup), ou automatiquement par l'API HP / Lenovo quand l'accès du fabricant est configuré. Rien n'est modifié sans votre validation.

« Parc & garanties » se filtre par client et par marque (HP et HPE séparés), en tapant pour chercher. Depuis la fiche client, le bouton « Parc & garanties » affiche son matériel.

La durée se saisit en nombre d'années (« 3 ») : l'échéance se calcule depuis la date de vente. Le menu Type de garantie propose les équivalences Lenovo / HP : Onsite NBD (par défaut), Depot, Premier Support / Active Care, ADP, KYD / DMR, batterie, international. Plusieurs choix sont possibles.

Menu de la photo › Stock : les articles (marque, modèle, référence, code-barres, prix, seuil d'alerte) et leurs quantités au bureau et dans chaque véhicule.

« Nouvel article » : photo de l'étiquette (l'IA remplit les champs), scan du code-barres ou reprise d'un article du catalogue Odoo. Indiquez la quantité de départ et son emplacement.

Tout se fait depuis la fiche de l'article, et chaque mouvement reste dans l'historique (qui, quand, combien). Le filtre « Sous le seuil » montre ce qu'il faut recommander.

Oui : dans « Depuis le stock », le bouton Nouvel article et le menu ⋮ de chaque article (Entrée de stock, Modifier l'article), sans quitter le rapport.

Réservé aux personnes qui ont la permission « Supprimer / archiver dans le stock » (cochée par l'administrateur). Chaque suppression de mouvement est notée dans le journal des actions ; un transfert est supprimé en entier.

Oui : avec « Depuis le stock » dans le rapport, la quantité est retirée à l'enregistrement du rapport — jamais deux fois, même si vous corrigez ou réimprimez. Avec un n° de série, l'appareil rejoint automatiquement le parc du client.

Chaque article a sa taille (« 2 m ») et sa couleur (« noir ») ; le rapport et le PDF affichent « Câble S/FTP Cat.6 – 2 m – noir ». Le stock se filtre par emplacement, marque, catégorie et couleur.

Menu de la photo › Mes frais › Nouveau frais, ou « Frais (parking…) » dans un rapport. Prenez le ticket en photo : l'IA lit le montant, la TVA, la date et le lieu. Choisissez payé avec mon argent (à rembourser) ou carte de l'entreprise.

Depuis un rapport, « Refacturer au client » est coché : le frais devient une ligne du même rapport (même facture). Décochez-le au cas par cas.

Dans Mes frais, par année et par mois, avec leur état dans Odoo (à approuver, approuvé, payé). Chaque frais arrive dans Odoo › Dépenses avec la photo ; ceux créés dans Odoo s'affichent aussi dans l'app et restent modifiables tant qu'ils ne sont pas approuvés. Avec la permission, un frais peut être archivé ou supprimé : la suppression l'efface aussi dans Odoo, après un avertissement.

Écrire au bureau, à toute l'équipe ou à une personne : texte, photos, vidéos et messages vocaux, message urgent, lien vers un client ou un dossier, et accusés de lecture.

Une pastille indique son statut, repris automatiquement de l'écran principal (En conduite, Sur site, À distance, En pause), ou « Disponible » / « Hors ligne ». Avec « Mon statut », chacun peut ajouter un message ou « Ne pas déranger ».

Uniquement pendant le travail : le partage s'arrête au statut « Terminé ». Les responsables voient la flotte en direct et l'historique des trajets.

Seules les personnes qui ont la permission « Voir le suivi GPS ». L'historique peut être supprimé par technicien et par période.

Oui : chaque position affiche l'adresse complète la plus proche (rue, numéro, NPA et localité), d'après le répertoire officiel suisse des adresses de bâtiments ; hors de Suisse, d'après OpenStreetMap.

« Mes congés » : la demande est envoyée dans Odoo et validée par le responsable, qui voit aussi le planning de l'équipe et les jours fériés.

Selon votre choix : pointage automatique par les statuts de travail, ou par le kiosque à badges d'Odoo. « Mes présences » affiche la semaine.

Trois rôles — Super Admin, Admin, Technicien — et des permissions par menu, vérifiées par le serveur : une action non autorisée est refusée, même hors de l'app.

Administration › Comptes techniciens : création avec mot de passe provisoire, rôle, permissions, photo, « intervient sur le terrain », désactivation. Le journal des actions montre qui a fait quoi, et quand.

Ils sont dans un coffre chiffré (KeePass, codes OTP), ouvert seulement avec la permission adéquate et après confirmation de votre identité.

Personne par défaut : chaque suppression ou archivage (clients, devis, dossiers, rapports, parc, stock, frais, GPS, messages) est une permission à cocher compte par compte dans Comptes techniciens › Permissions. Créer et modifier reste possible sans elle.

Après 5 essais manqués en une heure (mot de passe ou code), le compte est bloqué et l'administrateur reçoit une alerte e-mail. Sans le code à 6 chiffres, un mot de passe volé ne donne accès à aucune donnée. Chaque essai est visible dans Journal des actions › Connexions.

Oui : logo et couleurs sur les PDF, tarifs, catégories, textes des e-mails, connexion à votre Odoo… Contactez-nous pour une démonstration.

Oui : une sauvegarde complète automatique chaque nuit (base de données et tous les fichiers), avec une copie hors site hébergée en Suisse, et une sauvegarde avant chaque mise à jour. Le super administrateur peut aussi lancer une sauvegarde, régler la conservation et télécharger les sauvegardes (Mon profil › Sauvegardes).

Oui : dans Journal des actions, Exporter crée un fichier CSV (Excel) des actions affichées (période, personne, filtres), et Envoyer par e-mail l'envoie en pièce jointe aux destinataires choisis dans les notifications e-mail.