Guia e FAQ

Em Android (tablet e telemóvel), em Windows e no navegador (app.rscom.ch). Os dados são os mesmos em todo o lado e atualizam-se em tempo real.

Com o e-mail e a palavra-passe provisória dados pelo administrador. Depois escolhe a sua própria palavra-passe e lê um código QR com o Google Authenticator (ou equivalente): este código de 6 algarismos é pedido em cada início de sessão (autenticação de dois fatores obrigatória). No dia a dia, a impressão digital desbloqueia a app nos dispositivos compatíveis.

Para proteger os dados, cada novo dispositivo tem de ser aprovado uma vez por um administrador (Administração › Dispositivos autorizados). Um dispositivo perdido pode ser revogado à distância. Na web, apagar os cookies do navegador conta como um novo dispositivo: terá de ser aprovado de novo.

Menu da fotografia › O meu perfil › Idioma da aplicação: francês, inglês ou português. As datas e os seletores seguem o idioma. Também se escolhe no ecrã de início de sessão, antes de entrar.

A própria aplicação propõe a nova versão ao abrir (Android, Windows). Na web, uma faixa convida a recarregar a página. Se a app ficar aberta muito tempo: O meu perfil › Procurar atualizações. As novidades são explicadas em O meu perfil › Novidades e roteiro.

Sim, no essencial: o relatório em curso é guardado continuamente no dispositivo (nada se perde, mesmo que a app feche). As mensagens e as saídas de stock são enviadas automaticamente quando a rede volta.

Basta um toque: A conduzir (deslocação cronometrada e faturada), No local (mão de obra no cliente), À distância (assistência remota, sem GPS, assinatura facultativa), Em pausa (cronómetros parados) e Terminado. O estado alimenta os cronómetros, o GPS, as presenças e o chat. Na web (computador do escritório), «A conduzir» e «No local» ficam a cinzento: aí trabalha-se à distância.

Os cronómetros contam conforme o estado e depois aplica-se a regra de Tarifas e faturação: p. ex. ao quarto de hora com tolerância, e os tempos muito curtos oferecidos (a app pergunta: grátis, faturar 15 min ou decidir depois). Cada relatório é Faturável, Não faturável ou A decidir; o PDF mostra o tempo real e o faturado. Em caso de esquecimento, «Adicionar tempo à mão».

Um responsável, em Administração › Faturação a decidir: Faturar ou Não faturável. O relatório só é enviado para o Odoo depois desta decisão. Útil quando um problema ainda não está resolvido.

Adicione um cotécnico: a mão de obra é contada para cada um e cada técnico recebe a sua folha de horas no Odoo.

«Deslocação partilhada» reparte o tempo de deslocação entre os clientes visitados na mesma volta.

A app lembra-o às 8 h e depois às 9 h de trabalho (mesmo com a app fechada). Além das 9 h, o responsável recebe um e-mail e vê «⚠️» na frota: pode terminar o seu dia. No dia seguinte, um dia que ficou aberto é encerrado à hora da sua última atividade.

«Novo cliente»: as moradas oficiais suíças são sugeridas durante a escrita, e o nome de uma empresa pode vir do registo comercial (Zefix) ou da lista search.ch, com a morada e o n.º IDE.

Botão «Nova chamada»: quem ligou, número, e-mail, assunto, urgência. O cliente é reconhecido automaticamente pelo número ou e-mail. Escolha o técnico: é criado um processo e o técnico é avisado de imediato.

Deixe «não atribuído»: o processo aparece em Não atribuídos, com um contador vermelho, até um administrador o atribuir.

Ao passar a «A conduzir», a app pode enviar um aviso de chegada por SMS ou e-mail, com uma ligação «Siga o seu técnico» válida durante a deslocação. Itinerário, chamada e SMS estão a um toque na ficha.

A partir da ficha do cliente ou de um orçamento: «SMS em nome da empresa», com o nome de remetente escolhido. O botão «WhatsApp» abre o WhatsApp com a mensagem já escrita (gratuito, enviado do seu telemóvel). Números estrangeiros: escolha o indicativo.

Sim, para controlar os custos: só os países marcados pelo administrador são autorizados, 40 SMS por dia e por pessoa, e os envios automáticos (aviso de chegada, relatório enviado) ficam desligados até serem ativados. O histórico (remetente, país, dispositivo) exporta-se em CSV ou por e-mail.

Na ficha, botão Arquivar (ícone de caixa), com um aviso. O cliente deixa de ser proposto nas pesquisas (ecrã principal, orçamentos, processos, chamadas), mas a ficha, os relatórios, os processos e o parque são mantidos. Continuam visíveis em Clientes › Arquivados, e pode ser desarquivado a qualquer momento. Permissão «Arquivar clientes».

Clientes › Duplicados lista as fichas provavelmente duplicadas (mesmo nome, telefone, n.º de cliente ou morada). Escolhe-se a ficha a manter e depois Fundir: relatórios, processos, parque e orçamentos passam para essa ficha, e os campos vazios são completados. «Não são duplicados» retira um grupo da lista.

Escreva (ou dite) algumas palavras no registo de trabalho e toque em «Redigir com a IA»: a IA transforma-as num texto claro para o cliente, que valida ou corrige.

Três formas: escrever a linha (designação, marca, modelo, n.º de série, licença, fornecedor, preço s/ ou c/ IVA — o IVA é calculado); «Do stock» (pesquisa ou leitura); ou «Importar de um orçamento».

«Fotografia / Vídeo» ou «Procurar»: PDF, JPG, PNG ou MP4, até 20 MB no total. São anexados ao relatório e ao respetivo e-mail.

O técnico e o cliente assinam diretamente no ecrã; cada assinatura pode ser bloqueada. Numa intervenção à distância, as assinaturas são facultativas. Dica: desmarque «Mostrar os preços» antes de pedir a assinatura se o cliente não deve ver os valores.

É criado um PDF com a imagem da sua empresa, enviado por e-mail (ou impresso), arquivado no histórico do cliente e transmitido ao Odoo (tarefa, folha de horas, PDF anexado). Reimprimir ou reenviar o mesmo relatório nunca cria duplicados.

Uma mensagem verde «Sincronizado com o Odoo» confirma-o. Em caso de problema, uma mensagem laranja «Relatório NÃO transmitido ao Odoo» indica o motivo: nada se perde, o relatório fica guardado.

Ficha do cliente › Histórico. A pesquisa também funciona por n.º de série, modelo ou palavra do relatório, num cliente ou em todos.

Um pedido de cliente acompanhado de A a Z: A fazer, Em curso, Terminado, Faturado, com as mensagens, os tempos e os relatórios associados.

De uma «Nova chamada», de um e-mail para o suporte (a IA resume o pedido, reconhece o cliente e envia-lhe um aviso de receção numerado), do formulário «Abrir um pedido» do seu site (reservado a clientes) ou de introdução manual.

Para o mesmo processo, graças ao número [#123] no assunto. Responde a partir da app e o e-mail sai do endereço do suporte.

O quadro de processos mostra os cartões por estado ou por técnico: arraste um cartão para mudar o estado ou atribuí-lo.

No processo, Pedir fotos / vídeos ao cliente cria uma ligação segura, enviada por SMS, WhatsApp ou e-mail. O cliente envia a partir do telemóvel ou do PC, sem conta nem aplicação: fotos, vídeos e PDF, até 2 GB por ficheiro. Chegam diretamente ao processo, e a equipa recebe um e-mail. A ligação tem duração limitada e pode ser desativada.

Parta de um modelo, de uma página em branco, ou descreva-o à IA (algumas palavras, um ditado ou a fotografia de uma proposta de fornecedor): ela propõe os blocos, os artigos do catálogo Odoo e a mão de obra, e assinala o que verificar.

Um orçamento compõe-se de blocos: variantes à escolha (cada uma com o seu total), preço único, mensal ou anual.

O orçamento segue em PDF por e-mail (ou ligação por SMS) e pode ser assinado online. É criado no Odoo; quando aceite, o estado atualiza-se e as linhas podem ser importadas para o relatório.

Sim. Novo orçamento › Preparar com a IA: no tablet ou telemóvel, o microfone arranca sozinho. Diga por exemplo «orçamento para (cliente): um servidor a 2400 francos, instalação um dia, opcional um NAS». A IA reconhece o cliente, cria os blocos, usa os preços do catálogo e conta a mão de obra; assinala o que falta. No Windows: Windows + H para ditar.

Para conhecer o material, as licenças e as assinaturas de cada cliente, com as datas de vencimento (garantias, renovações).

Fotografe a etiqueta, a embalagem ou a fatura: a IA lê a marca, o modelo, o n.º de série, a referência e o código de barras. A leitura de código de barras ou QR também está disponível.

Sim: é enviado todos os dias um e-mail de resumo aos destinatários escolhidos, e a vista «Parque e garantias (todos os clientes)» lista o que expira em breve.

Indique a data de compra e a duração («3 anos», «36 meses»): o vencimento calcula-se sozinho. Um Care Pack regista-se com o seu número; a data continua editável à mão.

No parque, o escudo «Verificar as garantias»: em lotes de 20 no site oficial HP ou HPE (números copiados, resultados colados, datas preenchidas de uma vez), ou automaticamente pela API HP / Lenovo quando o acesso do fabricante estiver configurado. Nada é alterado sem a sua validação.

«Parque e garantias» filtra-se por cliente e por marca (HP e HPE separados), escrevendo para procurar. Na ficha do cliente, o botão «Parque e garantias» mostra o seu material.

A duração introduz-se em anos («3»): o fim calcula-se a partir da data de venda. O menu Tipo de garantia propõe as equivalências Lenovo / HP: Onsite NBD (por defeito), Depot, Premier Support / Active Care, ADP, KYD / DMR, bateria, internacional. São possíveis várias escolhas.

Menu da fotografia › Stock: os artigos (marca, modelo, referência, código de barras, preço, limiar de alerta) e as quantidades no escritório e em cada viatura.

«Novo artigo»: fotografia da etiqueta (a IA preenche os campos), leitura do código de barras ou um artigo do catálogo Odoo. Indique a quantidade inicial e a localização.

Tudo se faz a partir da ficha do artigo, e cada movimento fica no histórico (quem, quando, quanto). O filtro «Abaixo do limiar» mostra o que encomendar.

Sim: em «Do stock», o botão Novo artigo e o menu ⋮ de cada artigo (Entrada de stock, Alterar o artigo), sem sair do relatório.

Reservado a quem tem a permissão «Eliminar / arquivar no stock» (ativada pelo administrador). Cada movimento eliminado fica no registo de ações; uma transferência é eliminada por inteiro.

Sim: com «Do stock» no relatório, a quantidade é retirada quando o relatório é guardado — nunca duas vezes, mesmo que corrija ou reimprima. Com n.º de série, o aparelho entra automaticamente no parque do cliente.

Cada artigo tem o seu tamanho («2 m») e a sua cor («preto»); o relatório e o PDF mostram «Cabo S/FTP Cat.6 – 2 m – preto». O stock filtra-se por local, marca, categoria e cor.

Menu da fotografia › As minhas despesas › Nova despesa, ou «Despesa (estacionamento…)» num relatório. Fotografe o talão: a IA lê o montante, o IVA, a data e o local. Escolha o meu dinheiro (a reembolsar) ou cartão da empresa.

A partir de um relatório, «Refaturar ao cliente» está ativado: a despesa torna-se uma linha do mesmo relatório (mesma fatura). Desative-o caso a caso.

Em As minhas despesas, por ano e por mês, com o estado no Odoo (a aprovar, aprovada, paga). Cada despesa chega ao Odoo › Despesas com a foto; as criadas no Odoo também aparecem na app e continuam editáveis até serem aprovadas. Com a permissão, uma despesa pode ser arquivada ou eliminada: a eliminação também a apaga no Odoo, após um aviso.

Escrever ao escritório, a toda a equipa ou a uma pessoa: texto, fotografias, vídeos e mensagens de voz, mensagem urgente, ligação a um cliente ou processo, e confirmações de leitura.

Uma pastilha indica o estado, retirado automaticamente do ecrã principal (A conduzir, No local, À distância, Em pausa), ou «Disponível» / «Offline». Com «O meu estado», cada um pode acrescentar uma mensagem ou «Não incomodar».

Apenas durante o trabalho: a partilha para no estado «Terminado». Os responsáveis veem a frota em tempo real e o histórico de trajetos.

Apenas as pessoas com a permissão «Ver o seguimento GPS». O histórico pode ser eliminado por técnico e por período.

Sim: cada posição mostra a morada completa mais próxima (rua, número, código postal e localidade), segundo o registo oficial suíço de moradas de edifícios; fora da Suíça, segundo o OpenStreetMap.

«As minhas férias»: o pedido vai para o Odoo e é aprovado pelo responsável, que também vê o planeamento da equipa e os feriados.

Conforme a sua escolha: registo automático pelos estados de trabalho, ou pelo quiosque de cartões do Odoo. «As minhas presenças» mostra a semana.

Três funções — Super Admin, Admin, Técnico — e permissões por menu, verificadas pelo servidor: uma ação não autorizada é recusada, mesmo fora da app.

Administração › Contas dos técnicos: criação com palavra-passe provisória, função, permissões, fotografia, «intervém no terreno», desativação. O registo de ações mostra quem fez o quê, e quando.

Estão num cofre encriptado (KeePass, códigos OTP), aberto apenas com a permissão adequada e após confirmar a sua identidade.

Ninguém por predefinição: cada eliminação ou arquivo (clientes, orçamentos, processos, relatórios, parque, stock, despesas, GPS, mensagens) é uma permissão a ativar conta a conta em Contas dos técnicos › Permissões. Criar e alterar continua possível sem ela.

Após 5 tentativas falhadas numa hora (palavra-passe ou código), a conta é bloqueada e o administrador recebe um alerta por e-mail. Sem o código de 6 algarismos, uma palavra-passe roubada não dá acesso a nenhum dado. Cada tentativa é visível em Registo de ações › Inícios de sessão.

Sim: logótipo e cores nos PDF, tarifas, categorias, textos dos e-mails, ligação ao seu Odoo… Contacte-nos para uma demonstração.

Sim: uma cópia completa automática todas as noites (base de dados e todos os ficheiros), com uma cópia fora do local alojada na Suíça, e uma cópia antes de cada atualização. O super administrador também pode lançar uma cópia, definir a conservação e transferir as cópias (O meu perfil › Cópias de segurança).

Sim: no Registo de ações, Exportar cria um ficheiro CSV (Excel) das ações mostradas (período, pessoa, filtros), e Enviar por e-mail envia-o em anexo aos destinatários escolhidos nas notificações por e-mail.